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Mantener los costes de impresión bajo controlar

 

By LosLunes AlSol

Uno de los aspectos por mejorar en muchas organizaciones es controlar los costes de impresión. En un entorno profesional cada vez más digitalizado, los costes de impresión tendrían que tender a ser cada vez más bajos, pero esto no siempre ocurre en todas las organizaciones. Por eso hoy vamos a proponer tres medidas para mantener los costes de impresión bajo control, como punto de partida para poder reducir los mismos.

La mejor manera de ahorrar es no imprimir. Claro que esto es de momento una utopía para la mayoría de las organizaciones, pero una buena formación en políticas de ahorro de impresión ayudarían a reducir, y mucho, estos costes. Comenzando por estudiar qué documentos necesitamos imprimir y cuales podemos pasar sin hacerlo. No es necesario invertir en nuevas impresoras para ahorrar. El primer paso para el ahorro es establecer unas pautas de impresión en las empresas.

Estas políticas pueden incluir algunas opciones como la diferenciación de documentos para uso interno o externo. Si son para uso interno podemos utilizar una configuración de impresión con menor definición. Basta con seleccionar impresión de borrador, lo que nos ahorrará dinero en los consumibles de las impresoras. No es necesaria una gran calidad de impresión si el documento no va a salir de nuestra empresa. En este aspecto también podemos ajustar márgenes o usar papel reciclado para reducir esta partida.

Consumibles reciclados y compatibles

Un aspecto clave para reducir los costes de impresión está en los consumibles. Y consumibles dentro de una impresora pueden ser un gran número de elementos desde el tóner o el cartucho de tinta, que son los más frecuentes, hasta los rodillos de arrastre de la impresora. En el caso de los primeros, la diferencia de precio entre un tóner original y uno reciclado o compatible es notable. Son más económicos los consumibles reciclados y compatibles.

Un consumible reciclado implica que una vez que hemos acabado el cartucho de tóner aprovechamos este cartucho para rellenarlo de nuevo. Por lo general, si tenemos un proveedor para estos consumibles nos traen otro y retiran el nuestro. En el caso de compatibles, no reutilizamos sino que usamos, por así decirlo, una marca blanca de consumibles. Aunque los ahorros son importantes no es un sistema perfecto y no todos los proveedores son igual de eficaces.

Los ahorros pueden ser de hasta un 75% dependiendo del proveedor, pero por lo general hay que reducirlo, puesto que los reciclados y compatibles no aprovechan tan bien la capacidad de tóner como el original. No es lo habitual, pero tampoco es tan raro, encontrarse con alguno defectuoso que acaba por manchar toda la impresora y tendremos que dedicar un tiempo a su limpieza, así como desperdiciar algunas impresiones por esta causa. Con todo, los ahorros que conseguimos justifican con mucho su uso para optimizar los costes de impresión.

Invertir en nuevos equipos

Si a pesar de tener políticas de impresión implementadas y consumibles reciclados necesitamos reducir los costes de impresión toda invertir en nuevos equipos. Algunas son opciones sencillas. Muchos de los documentos que se imprimen se necesitan para consultar mientras trabajamos con ellos. Unas pantallas de mayor tamaño, de unas 22" que nos permitan trabajar con dos ventanas tamaño A4, o el uso de dos pantallas pueden ayudar a eliminar la impresin de este tipo de documentos.

Otra medida que es muy sencilla, pero resulta muy efectiva consiste en sustituir la impresoras individuales, de puesto, por impresoras de red. Parece mentira pero sólo el hecho de tener que levantarse de la silla para ir a recoger los documentos hace desistir a muchos de imprimir documentos innecesarios. Además, que si no tienen que ver estrictamente con el trabajo, la pérdida de privacidad que implica la impresora de red también influye.

Otra alternativa que podemos utilizar es buscar impresoras que permitan crear buzones de impresión o cuotas de impresión por usuarios o departamentos. Los buzones de impresión facilitan que la tirada de impresión sea de un volumen mayor de hojas. De esta manera una persona va lanzando todo lo que tiene que imprimir, pero la impresora no se pondrá en marcha hasta que el lo decida. Todo queda guardado en la memoria de la impresora y se lanza a la vez, evitando tener que calentar el tóner una y otra vez, con el consiguiente ahorro energético. Por lo general las tiradas de impresiones suelen ser más económicas que imprimir dos o tres hojas por vez.

En el caso de las cuota de impresión, se pueden establecer de muchas maneras, desde claves para imprimir que facilitamos a los departamentos o los usuarios, hasta tarjetas para poner en marcha la impresora. En este caso lo importante es tener controlado el número de impresiones, con lo cual el coste máximo queda establecido. Es más flexible hacerlo por departamentos que por usuarios individuales.

Costes por página

Una opción cada vez más utilizada es acudir a empresas que nos facilitan las impresoras a cambio de una determinada cantidad negociada previamente por página impresa. De esta manera nos olvidamos de problemas de hardware, consumibles, que suelen estar incluidos, y sólo pagamos una cantidad en función de lo que hemos impreso.

Es la manera más sencilla de tener una buena impresora sin tener que realizar fuertes desembolsos económicos para adquirir la impresora. También nos olvidamos del servicio técnico, reparaciones, limpiezas, etc. que todo esto lo realiza el proveedor de servicios, centrándonos en nuestro negocio. También tenemos la posibilidad de cambiar de impresora según nuestras necesidades, como puede ser la de establecer políticas de cuotas que antes hemos comentado.

 

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